¿Alguna vez te has preguntado cuáles son los puntos clave para que un evento salga a la perfección y cumpla su objetivo?
Todo aquel que quiera posicionar su marca, debe saber lo importante que son las herramientas que nos posibiliten ubicar a la empresa de la forma más eficiente. En este artículo abordaremos aspectos que debes considerar al momento de iniciar con la planificación de un evento.
Antes de comenzar con los aspectos de oro para la planificación y organización, me permito darte la bienvenida al blog de AB MKT, aquí podrás descubrir grandes temas relacionados con imagen corporativa, big data, investigación de mercados, etc., por mencionar algunos. Éstos y muchos otros temas queremos compartirlos contigo para que estés mejor preparado para elevar la productividad de tu empresa.
La producción actual de contenido en Internet sobre mercadotecnia, reflejan una actitud pasiva, poco innovadora, donde los contenidos de un blog son los mismos que puedes encontrar en cualquier otro. En AB MKT, nos interesa poner a tu alcance toda la experiencia que hemos adquirido como profesionales de la publicidad. A partir de consejos y propuestas innovadoras presentadas de forma sencilla y clara, te permitirán ir adquiriendo el conocimiento necesario para mejorar el posicionamiento de tu marca.
Hoy quiero presentar una breve pero fundamental lista, de los puntos focales que deben considerarse para realizar exitosamente un evento empresarial.
Organizar un evento puede tornarse estresante y abrumador si los tiempos no se controlan desde un inicio. Es importante considerar la fecha, la hora, el lugar, el presupuesto y sobre todo a quién va dirigido. Estos puntos serán nuestra marca de partida para poder determinar todos los demás aspectos, para lograr el objetivo. Para alcanzar el objetivo de tu evento, debes estar consiente para quién, para qué y con qué finalidad estas realizando el evento. En AB MKT estamos conscientes de la importancia del objetivo, ya que, al final del día, nuestra meta es mantener clientes satisfechos con nuestro trabajo y atraer la atención sobre nuestro producto o servicio de aquellos que no lo conocen.
Los tres aspectos de oro que les compartimos, son únicamente algunos de los muchos que podemos considerar. Recordemos que la magnitud y el éxito de un evento no depende solamente del presupuesto destinado, sino sobre todo, del desempeño de los involucrados, la actitud y la capacidad de controlar las situaciones, previamente y durante el evento.
1.- Proveedores de confianza
Los proveedores debemos considerarlos como el centro de actividades y procesos porque intervienen en cada parte del evento y para asegurar el éxito de cualquier evento debemos tener un flujo constante y seguro de bienes y servicios, para evitar imprevistos. Si la cadena de insumos falla, por más organizado que tengamos el evento, se generarán imprevistos que ocasionarán crisis difíciles —más no imposibles— de superar si tenemos presentes las dos reglas de oro que veremos más adelante.
Una forma de tener criterios para saber cuál proveedor es de confianza, es hacer seguimiento de los mismos y medir su desempeño. Para asegurar que los proveedores cubran las necesidades inmediatas de un evento, requerimos tener la información correcta, misma que debe ser relevante y pertinente para nuestro caso. Un error común al contratar un proveedor es simplemente creer lo que nos dice, la forma más segura es revisar sus logros, y buscar índices del desarrollo de su empresa para asegurarnos que dicho proveedor es conveniente.
Es sumamente importante contar con los proveedores o patrocinadores suficientes para poder cubrir el evento, los proveedores son como los pilares de nuestro evento, es por eso que tenemos que tener pilares seguros, si eres nuevo en este medio y estas por organizar tu propio evento para difundir tu marca, crear fidelidad con el cliente o simplemente acercarte con el usuario, es importante que realices una tabla comparativa en la que puedas determinar qué empresa puede ofrecerte el mejor servicio en tiempo y forma, desde la empresa que cubra el mobiliario hasta maestro de ceremonias.
Un tercer factor a considerar es el elemento humano. El proveedor no solo se compone de su información, el bien que nos presenta o su servicio que nos brinda, el elemento humano es trascendental para que aquello que vamos a recibir sea entregado de forma precisa, tal cual se solicitó y en los tiempos que establecimos.
2.- Organízate y piensa en el gran día
Organizarte es la mejor forma de mantener la calma ante cualquier situación, es por eso que a partir de que la fecha, la hora, el lugar y el presupuesto están confirmados se tiene que comenzar a trabajar sobre cronogramas, puedes realizar varios de estos, los que creas necesarios: entre más cronogramas elabores al inicio de tu proyecto (puede ser uno por cada aspecto del evento, por ejemplo), conforme vayas avanzando en la planeación se irán puliendo y podrás unificarlos, así, el día del evento podrás agradecerte infinidad de veces, ya que la complejidad del evento considerando todos sus posibles aspectos, estará plasmada en sencillos pero muy funcionales pasos que describirán cada situación, en su conformación y su tiempo esperado, lo que te permitirá tener una guía minuto a minuto, antes y durante la ejecución del evento.
3.- Todos en el mismo canal
De pronto parece que «suponer» es la forma más sencilla de «mantener el control» si intentamos evitar el estrés. Pero es el error más grande que podemos cometer en términos de comunicación. Tal vez al suponer que los demás saben evitamos dar instrucciones precisas para cada situación planeada. Pero al momento de ejecutar un evento es donde el «suponer» comienza a tomar una forma que afecta negativamente el desenvolvimiento del evento, por eso tenemos que dejar desde un inicio de la planificación el «suponer» de lado y comenzar a comunicar, tu equipo de trabajo tiene que estar en el mismo canal. Todos los involucrados en el evento deben tener lo mismo en mente, de esta manera podrás coordinar de manera oportuna los tiempos. El cronograma final que realices de tu evento, todos deben tenerlo a la mano de manera física y/o digital. También es importante buscar una retroalimentación del receptor al momento de la elaboración, de esta manera podrás darte cuenta que «todos están en el mismo canal», así los integrantes sabrán que no pueden posponer su actividad a la ligera ya que afectarían la actividad de otro compañero. Finalmente deberás poner al tanto de dicho cronograma a todos los involucrados a fin de que antes del evento, todos estén enterados del desarrollo del mismo y la importancia de su aportación.
Estas pautas para organizar un evento no son infalibles, pero si analizamos profundamente los posibles proveedores para asegurar por nuestros propios medios que son los más convenientes, realizamos una tabla comparativa entre los bienes y servicios que nos pueden ofrecer, atendemos al factor humano de quien nos brindará su apoyo, elaboramos un cronograma que incluya todos los rubros y sus especificaciones tanto de tiempo como de desarrollo, al tiempo que comunicamos de forma clara y precisa a cada uno de los involucrados sobre las actividades que deberá realizar, no es que tengamos asegurado que se cumpla todo a la perfección, sin embargo elevamos al máximo la probabilidad de que nuestro evento sea todo un éxito.
Cualquiera que sea el objetivo de tu evento empresarial, AB MKT pone a tu consideración éstas reglas de oro, pues nuestro interés es que tu evento sea todo un éxito.
Diana Guerrero / Proyectos especiales /
